Fotografiile de familie, documentele scanate și proiectele de lucru trăiesc de multe ori într-un singur loc: pe discul unui laptop. Până când acesta cedează, se strică sau este furat, nimeni nu se gândește la ele. Atunci apare o întrebare simplă: unde este a doua copie?
Regula 3-2-1 este cea mai folosită schemă pentru copii de siguranță și se rezumă la trei lucruri: păstrezi trei copii ale datelor (originalul plus două), pe două tipuri diferite de suport, iar una dintre ele este ținută în afara locuinței sau a biroului. Este suficient de simplă pentru uz casnic și suficient de solidă pentru un freelancer.
De ce nu ajunge o singură copie?
Un dispozitiv de stocare poate să se defecteze fără semne anterioare. Un disc dur mecanic are piese în mișcare și se uzează; un SSD nu are, dar se poate bloca brusc din cauza unei defecțiuni a controlerului sau a unei tensiuni nepotrivite. Pe lângă defecte, există ștergerile accidentale, virușii care criptează fișierele și cer răscumpărare, furtul, apa vărsată sau o simplă instalare greșită de sistem.
O a doua copie pe același dispozitiv, într-un alt folder, nu ajută la nimic în aceste scenarii. Copia trebuie să fie independentă fizic: dacă o problemă o lovește pe prima, să nu o lovească automat și pe a doua.
Cum arată 3-2-1 în practică?
Să luăm un exemplu concret: un utilizator cu un laptop, un telefon și un teanc de documente PDF. Configurația minimă ar putea fi:
- Copia 1: fișierele de lucru, pe laptop (originalul).
- Copia 2: un hard disk extern sau un SSD portabil, conectat săptămânal sau lunar pentru copiere.
- Copia 3: un serviciu de stocare în cloud, care păstrează o versiune în afara casei.
Cele două suporturi diferite sunt laptopul și discul extern, iar copia din afara locuinței este cea din cloud. Dacă un incendiu sau o spargere afectează apartamentul, copia din cloud rămâne intactă. Dacă internetul cade sau serviciul are probleme, discul extern te salvează.
Ce merită salvat în primul rând?
Nu toate fișierele valorează la fel. Fă o listă scurtă, cu prioritate:
- Fotografii și filmări personale, adică exact ce nu poate fi refăcut.
- Documente de identitate scanate, contracte, acte de proprietate, facturi importante.
- Fișiere de lucru: proiecte, foi de calcul, texte, baze de clienți.
- Setări și date ale aplicațiilor, inclusiv codurile de recuperare pentru conturi.
Programele instalate se pot reinstala, deci nu merită spațiu într-o copie de siguranță. Concentrează-te pe datele care nu se mai găsesc nicăieri altundeva.
Nu uita de accesul la copii. Contul de cloud în care ții arhiva trebuie protejat la fel de serios ca banca, cu parolă unică și verificare suplimentară, așa cum arată materialul despre protejarea conturilor online. Altfel, cine îți preia contul îți preia și toate fotografiile, iar o copie la care au acces și alții nu mai este doar o plasă de siguranță. Notează undeva, separat, ce fel de copii ai și unde se află, ca să nu fie nevoie să-ți amintești în ziua unei defecțiuni.
Cât de des faci copia?
Răspunsul depinde de cât de repede se schimbă datele. Întreabă-te: dacă aș pierde tot ce am făcut de la ultima copie, ce aș regreta? Pentru fotografii, o copiere la câteva zile sau după fiecare eveniment important este rezonabilă. Pentru munca zilnică, un serviciu cu sincronizare automată reduce riscul la câteva minute. Iar pentru documentele care se schimbă rar, un transfer lunar este suficient.
Cea mai bună frecvență este cea pe care o respecți. O rutină simplă, de exemplu prima duminică a lunii, bate un plan sofisticat pe care îl abandonezi după două săptămâni. Setează o alarmă în calendar.
Sincronizarea nu este același lucru cu copia de siguranță
Aici apare o confuzie frecventă. Un folder sincronizat cu un serviciu de cloud oglindește ce faci pe calculator: dacă ștergi un fișier, dispare și din cloud, iar dacă un virus îl criptează, versiunea criptată se propagă. Sincronizarea este bună pentru acces de pe mai multe dispozitive, dar nu înlocuiește o copie cu istoric.
O copie de siguranță adevărată păstrează versiuni anterioare și fișierele șterse, cel puțin o perioadă. Verifică în setările serviciului dacă există o funcție de tipul „istoric de versiuni” sau „coș de reciclare extins” și pentru cât timp păstrează datele.
Testarea: pasul pe care îl sar mulți
O copie nerestaurată nu este o certitudine, ci o speranță. O dată sau de două ori pe an, alege câteva fișiere la întâmplare și restaurează-le dintr-o copie, apoi deschide-le. Verifici astfel că discul extern este citibil, că arhiva nu e coruptă și că știi, de fapt, cum se face restaurarea. Mai bine afli acest lucru într-o duminică liniștită, nu în ziua în care ai nevoie urgentă de date.
Dacă copiezi documente sensibile pe un disc extern sau în cloud, protejează-le cu o parolă sau cu criptare. Un disc pierdut pe tren nu ar trebui să dea acces la cărțile tale de identitate. Iar când pui ordine în fișiere înainte de copiere, te poate ajuta și tehnica descrisă în materialul despre navigarea rapidă în PDF-uri lungi, utilă pentru arhivele de documente voluminoase.
